Адресные почтовые рассылки (с именным обращением) являются одним из наиболее эффективных средств привлечения посетителей. Согласно проведенным исследованиям, они могут повысить посещаемость вашего стенда на 53%. Опрос CEIR (Center of Exhibition Industry Research, USA) показал, что 83% компаний, которые добились высоких результатов на выставках, использовали почтовые рассылки писем и пригласительных билетов в предвыставочной рекламной кампании.

Электронные рассылки. Отправляйте персонифицированные письма с электронных адресов вашей компании, обязательно указывая контактную информацию отправителя. Используйте специальные средства рассылки, гарантирующие, что каждый клиент не получит список остальных адресатов. Четко формулируйте тему сообщения. Не присоединяйте к письму дополнительные файлы (вместо этого можно использовать ссылки на ваш сайт или оговорить возможность предоставления информации по запросу). Письма следует отправлять каждые 10 дней.

Курьерская доставка. Как показывает практика, курьерская доставка именных приглашений является эффективной и демонстрирует особое уважение и внимание к получателю.

Телемаркетинг – эффективный способ персонального приглашения посетителей. После отправки приглашений у вас появляется обоснованный повод позвонить клиентам, удостовериться в получении информации и назначить встречи на выставке.

Назначение встречи повышает вероятность появления вашего клиента на выставке, кроме этого, вы сможете составить план переговоров и организовать работу так, чтобы в нужное время на стенде присутствовали необходимые сотрудники или руководящий состав компании.

Печатные издания. Размещайте анонсы участия в выставке в вашей рекламе в профильных печатных изданиях.

Интернет. Разместите анонс участия в выставке на вашем корпоративном сайте, на сайтах партнеров, в социальных сетях.

Что должно содержаться в информационном письме или анонсе участия в выставке?

• Место проведения выставки;
• дни и часы работы выставки;
• план выставочного комплекса с указанием павильона, в котором пройдет выставка;
• план экспозиции и месторасположения вашего стенда;
• программа мероприятий (семинаров, презентаций, пресс-конференций, мастер-классов и т.д.) на вашем стенде (если они планируются);
• перечень (и по возможности графические изображения) продуктов, которые будут представлены на вашем стенде;
• предложение назначить встречу на выставке и возможные темы переговоров;
• аргументы в пользу посещения вашего стенда.

Обратите внимание: сегодня недостаточно просто информировать посетителей о том, что вы участвуете в выставке. Их нужно убеждать инвестировать свое время и деньги в посещение именно вашего стенда. Приведите наиболее веские доводы в пользу работы с вашей компанией, опишите преимущества ваших продуктов.

Ответьте на вопросы потенциального клиента: «Зачем я должен зайти на их стенд? Что я там увижу? Что у них есть такого, чего нет у других? Что я получу от посещения их стенда? Зачем я должен тратить на них время?».

Сделайте посетителям специальное предложение, которое может включать:

• акции, действующие только во время выставки;
• консультации специалистов (возможно, зарубежных экспертов, с которыми сложно или невозможно встретиться в обычное время);
• информацию о новых товарах или услугах, которые впервые будут представлены на выставке;
• материалы, которые можно получить только на выставке (каталоги, книги, печатные издания, результаты аналитических или маркетинговых исследований, обзоры рынка и т.д.);
• сувениры, подарки.

Порекомендуйте вашим клиентам пройти предварительную регистрацию на сайте выставки. Так они смогут избежать очередей и сэкономить время.

Если у вас нестандартный или эксклюзивный стенд, разместите в анонсах его графическое изображение. Посетителям будет легче найти ваш стенд, если они не только будут знать его номер, но и представлять, как он выглядит.

Анонс может содержать имена, фотографии, занимаемые должности и сферы ответственности сотрудников вашей компании, а также дни и часы их работы на выставке. Так посетители смогут заранее узнать, к кому, по какому вопросу и когда следует обращаться на стенде.

Когда нужно начинать приглашать посетителей на стенд?

Рекламная кампания может проводиться в несколько этапов с возрастающей по мере приближения выставки интенсивностью. Как правило, активная фаза начинается за три месяца до выставки.

При определении конкретных сроков учитывайте, когда ваши клиенты обычно принимают решение посетить выставку, сколько времени им может потребоваться для того, чтобы организовать и спланировать визит на выставку (купить билет, забронировать гостиницу. Проще говоря, чем дальше клиенты, тем раньше их нужно начинать приглашать на выставку.

Учитывая сроки доставки почтовых сообщений, клиентам из других городов приглашения необходимо отправить не позднее, чем за четыре-пять недель до открытия выставки, местным клиентам – за две-три недели.

Зачем приглашать на выставку постоянных клиентов?

Нередко экспоненты возражают против приглашения на выставку своих постоянных клиентов: «Зачем мы будем их приглашать? Они и так уже с нами работают». Вот несколько аргументов в пользу работы с постоянными клиентами:

• коммуникативный повод. Повод для обращения, напоминания и предоставления информации;
• поддержание отношений. Возможность провести большое количество встреч в короткие сроки;
• возможность организации коллективного мероприятия для постоянных клиентов и партнеров. Поддержание лояльности, демонстрация заботы и уважения;
• если вы не приглашаете на выставку ваших клиентов и партнеров, то их могут пригласить ваши конкуренты;
• время, проведенное клиентом на вашем стенде, уже не достанется конкурентам;
• возможность планирования работы на выставке. Особенно если специалист или руководитель компании в силу обстоятельств не может присутствовать на стенде в течение всех дней работы выставки.

Примечание. По возможности назначайте встречи с постоянными клиентами на утренние (10.00–11.30) и вечерние (16.30–18.00) часы, чтобы они не отвлекали вас в самое активное время работы выставки. С другой стороны, это обеспечит загруженность персонала в утренние и вечерние часы и стенд не будет пустовать.